Die Anforderungen an die Produktivität und das Zeitmanagement steigen stetig und werden im digitalen Zeitalter immer wichtiger. Vielseitig sind die Ablenkungen, die uns von einem konzentrierten Workflow abhalten möchten: E-Mails, soziale Netzwerke, Messaging-Apps, virale Videos, und vieles mehr.
Besonders gefährdet sind Menschen, die in digitalen Berufsbildern tätig sind - beispielsweise Social Media Manager. Denn oftmals erfordert ihr Beruf, dass sie sich mehrmals am Tag in den sozialen Medien aufhalten. Da ist es nicht immer leicht, sich von den vielen Ablenkungsmöglichkeiten fernzuhalten.
Doch keine Sorge: Wir haben 14 Profis der digitalen Wirtschaft gefragt, welche Tricks sie anwenden. Wir haben die besten Zeitmanagement Tipps zusammengefasst, damit Sie Ihren (Berufs-)Alltag in Zukunft perfekt managen.
"Mein Alltag als Gründer mit mehreren Firmen und Mitarbeitern erlaubt in der Praxis meist nicht die üblichen Tricks der Theoretiker wie Mail ausschalten, an ruhigem Ort verstecken, Telefon aus etc. Entscheidend den Berg zu bewältigen ist aber die richtige Priorisierung und sich dabei zu zwingen die belastenden meist unplanbar schwierigen Aufgaben zuerst zu erledigen. Meine absolute Geheimwaffe in den superstressigen Phasen ist 2 Stunden vor allen anderen anzufangen. Das tut die erste Woche weh aber dann gibt’s nichts Produktiveres."
"Mein Trick ist, schon am Vorabend kurz die Aufgaben des nächsten Tages zu sortieren und zu priorisieren (und sich daranzuhalten). Der zweite Trick ist: Lernen, schneller zu werden."
"Ich habe in dem Sinne kein Zeitmanagement, vielleicht weil ich von Natur aus eher etwas überorganisiert bin und daher selten in Terminnot gerate. 😉 Aber immer dann, wenn ich neben der normalen Arbeit an einem Buch schreibe, plane ich dafür eine bestimmte Zeit pro Tag ein und starte morgens früher. Ich habe ein Excel-Tabelle mit Start- und Abgabedatum, Gesamt-Seitenzahl und täglich durchschnittlich zu schaffendem Pensum. Dort trage ich jeden Tag ein, wie viel ich tatsächlich geschrieben habe. So weiß ich immer, wo ich stehe und muss nicht kurz vor der Deadline plötzlich Nachtschichten einlegen."
"Mein Haupt-Tool ist iCal. Was nicht auf meinem Kalender steht passiert nicht. Umgekehrt MUSS am Ende des Tages alles, was auf dem Kalender stand passiert sein. Ist dies einmal nicht der Fall, werden die entsprechenden Appointments auf einen anderen passenden Tag verschoben - und blockieren dort meine Zeit. So versuche ich, Überbuchung zu vermeiden.
Mit Evernote koordiniere ich Inhalte mit (flexibel hinzufügbaren) Teammitgliedern. So vermeide ich unnötige Meetings, die nur zum “Abstimmen” stattfinden. Außerdem habe ich den Content für Präsentationen etc. dann immer “in der Cloud” sowohl sicher als auch auf jedem Endgerät.
Der andere Klassiker für die produktivitäts-maximierte Teamarbeit ist Dropbox. Gleiche Gründe wie bei Evernote.
Für klassisches Zeitmanagement habe ich neben dem oben erwähnten iCal früher DayLite eingesetzt, unter anderem um damit meine Stunden zu tracken und automatisch Rechnungen zu erstellen. Weil das aber mehr Aufwand beim “Mitführen” war als später die Rechnungen manuell aus meinen iCal-Einträgen zu rekonstruieren, habe ich es wieder sein lassen."
Tobias Fox gibt neben klassischen Zeitmanagement Tipps auch Empfehlungen für digitales Zeitmanagement:
"Eine gut strukturierte und priorisierte To-do-Liste in Kombination mit einem digitalen Kalender für Termine sind entscheidend, um den Tagesablauf zu planen und für mich Ordnung und Konzentration im Kopf zu gewährleisten. Bei mir hat sich der Papierblock für Tasks und der Google Kalender für Termine bewährt. Was zusätzlich enorm viel Zeit spart ist der Einsatz diverser Tools, die das Arbeiten am PC beschleunigen. Unter anderem sind das der TotalCommander als Dateibrowser, "Stickies" als Digitaler Notitzzettel, Lastpass für Passwörter und Faststone-Capture als Screenshot-Tool und natürlich die wichtigsten Tastaturkürzel, die man für häufig verwendete Programme einfach kennen muss."
"Ich bin oft unterwegs, arbeite als Beraterin und Reiseblogger. Redaktionspläne und Tools wie Buffer nutze ich, um meine Blogartikel und Social Media Posts zu planen. Außerdem: Immer für den Tag weniger vornehmen, als ich zu schaffen glaube. Unverhofftes kommt oft. Für Zeiten mit besonders viel Arbeit hole ich mir Unterstützung von freien Mitarbeitern."
"Ruhe bewahren und Strukturen schaffen – für mich ist es essenziell alle Aufgaben nach und nach abzuarbeiten und nicht versuchen mehrere Tasks gleichzeitig zu erledigen. Dass dies möglich ist und nichts vergessen wird, ist es für mich sehr wichtig ein Task Management / Projekt Management Tool zu verwenden, indem ich meine persönlichen Tasks niederschreibe und nach Erledigung abhaken kann, aber auch Tasks erstellen kann, um diese an andere Personen im Team zu delegieren (wir nutzen derzeit ein internes Projekt als Software).
Neben einem Tagesziel finde ich es auch sehr hilfreich, Zwischenziele für den Tag zu setzen und nach den jeweiligen Zwischenzielen auch mal eine kurze Pause machen, um den Kopf wieder freizubekommen. Während dem Arbeiten achte ich dafür darauf, dass ich mich nicht durch andere Sachen ablenken lasse um konzentriert arbeiten zu können."
„Ohne meinen akribisch gepflegten Kalender wäre ich verloren. Darin pflege ich alle privaten und beruflichen Termine mit allen dazu notwendigen Daten und Informationen. Diese habe ich auf sämtlichen devices - Macbook, Iphone und iPad zur Verfügung. Je besser ich meine Kalenderdaten organisiere, umso besser kann mich effizient steuern. Die Technik ist ein willkommenes Trägermedium, die Organisation und Planung meines persönlichen Zeitmanagements liegt immer noch bei einem selbst."
"Zero Inbox - die meiste Zeit kosten die täglichen E-Mails. Die Lösung dabei war zu analysieren vom wem diese genau kommen und in welchen Zusammenhang diese stehen. Die meisten E-Mails waren bei mir Benachrichtigungen über Projekte und Infos von Kollegen. Diese werden nun automatisch sortiert, da alle Mitarbeiter diese an eine geheime Adresse schicken müssen. Das Ganze geht auch über Gmails Regelsystem.
Der andere Aspekt war, kurze Mails sofort zu beantworten, umfangreichere haben jeden Tag einen vorher reservierten Termin, an dem sie erledigt werden. Somit kommen nur noch Kundenemails an, die von Salesforce automatisch (klappt oft) zugeordnet werden. Stichwort Salesforce Connect. Außerdem erledigen wir Aufgaben mit Asana, das verhindert zu viele Mails auch sehr gut. Zum Mailen selbst benutze ich Mailbox von Dropbox. Da kann man E-Mails als Aufgaben in die Zukunft verschieben.
Außerdem gilt:
"Gerne würde ich euch meinen Nr. 1 Tipp geben, wenn es den gäbe. Vielleicht sind es die Tools die ich jeden Tag mal mehr, mal weniger intensiv nutze, um das Daily Business gestemmt und koordiniert zu bekommen. Zum Lineup der technischen Helferlein gehören Agentursoftware, Apple-Kalender und -Erinnerungen, Evernote, Yammer und Skype."
Die 3 wichtigsten Zeitmanagement Tipps und Tricks für digitales Zeitmanagement von Björn Tantau lauten:
"1. Totale Fokussierung auf die aktuelle Tätigkeit und konsequente Ausblendung aller mögliche Ablenkungen, soweit das möglich ist.
2. Einteilung der Zeit in Produktivitätsblöcke... zum Beispiel 45 Minuten ausschließlich mit der konkreten Aufgabe befassen, um danach 5 Minuten zu pausieren und den Kopf komplett freibekommen (an etwas anderes denken).
3. Potenzielle Zeitfresser für die Dauer der Produktivitätsphase rigoros abschalten! Facebook und Co. haben also "Sendepause", wenn etwas erledigt werden muss."
Die beiden wichtigsten Zeitmanagement Tipps von Christian Reschke lauten:
1. Erledige alles, was max 2-3 Minuten dauert sofort, sodass du es nicht mehr anfassen musst.
2. Für Wichtiges schaffe ich mir Ruhe am Arbeitsplatz im Homeoffice, denn da ist man in der Tat effizienter bei allem was mehrere Stunden dauert.
Klare Prozesse helfen mir, den Output schnell und zielsicher zu maximieren. D.h. ich stimme mein Vorgehen innerhalb der Projektorganisation ab. Morgens und Abends checke ich alle Aufgaben und Termine der nächsten sieben Tage, takte sie und stimme entsprechende Änderungen mit den Beteiligten ab
"Ich bin eigentlich eher so der Old-School-Typ mit der Papier-To-Do-Liste, die ich täglich anlege und dann (versuche - und oft bleibt es beim Versuch) gleiche Tätigkeiten zu bündeln und diese dann en bloc abzuarbeiten (Mails schreiben, Anrufe etc.) Wir stellen grad auf podio um, vielleicht ändert sich da meine Arbeitsweise von Papier zu Podio..."
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