Gerade Freelancer, Marketing Einzelkämpfer und kleine Abteilungen oder Agenturen kämpfen jeden Tag auf´s Neue damit, ihre Ressourcen möglichst effektiv und zeitschonend einzusetzen. Apps können dabei helfen, Termine besser zu managen, Prioritäten richtig zu setzen, relevante Informationen schneller zu finden oder zu messen, ob die Zeit über den Tag optimal eingesetzt wurde.
Hier sind 10 Apps, deren Anschaffung sich garantiert nicht nur für Projektmanager lohnt!
Du kennst das, diese Minuten oder Stunden vor dem wichtigen Meeting, wo man noch jede Menge wichtige Dinge fertigstellen muss und sich überhaupt nicht richtig vorbereiten kann.
Was sind das für Leute, die im Meeting dabei sind? Wie komme ich da noch mal genau hin? Wie war noch gleich die Telefonnummer meines Ansprechpartners? Wo habe ich die E-Mail abgelegt, in der wichtige Informationen standen? Tempo Smart Calendar erledigt das alles für dich mit einem Klick oder Swipe. Kostenlos im iOS App Store.
Mailbox gibt es schon länger, bringt nun aber einige neue Features. Die App unterstützt Benutzer schnell und effektiv bei der Verwaltung von E-Mails, indem sie verschiedene Wischtechniken (Swipes) nutzt, um z.B. Mails auszuführen, zu archivieren, löschen oder für eine spätere Bearbeitung hinten anzustellen. Das neueste Feature ist Auto-Swipe, ein lernendes System, das sich an das mobile Nutzerverhalten anpasst. Mailbox synchronisiert mit iCloud und Google Mail und ist jetzt auch für iOS und Android-Geräte kostenlos verfügbar.
Organize.me hebt die Verwaltung und Auffindbarkeit von Daten und Dokumenten auf eine neue Ebene. Egal wo die Quelle deines Dokumentes liegt, von Scanner bis E-Mail-Anhang von Cloud bis Briefkasten (der echte, nicht das Mail-Postfach) - mit organize.me führst du alles an einem Ort zusammen und hast dann all deine Dokumente auf einen Klick verfügbar. Zusätzlich lassen sich Dokumente mit Notizen ergänzen, Etiketten hinzufügen, Dokumentinformationen bearbeiten oder Alerts aus einem Dokument heraus generieren. Manche der Features sind noch nicht live aber kommen bald. Von daher sollte man organize.me unbedingt im Auge behalten, denn es könnte die eierlegende Wollmilchsau der Dokumentenverwaltung werden.
Ich bin immer wieder erstaunt, wie viele Leute Doodle noch nicht kennen. Mit diesem super einfachen und schlicht gestalteten browserbasierten Tool lassen sich gemeinsame Termine finden, ohne endlos Mails hin- und herzuschicken oder sich gegenseitig Kalender frei schalten zu müssen. Wer schon mal zwischen drei und mehr Personen einen Termin koordinieren musste wird Doodle lieben. Der Terminplaner gibt die möglichen Terminoptionen ein und alle anderen müssen einfach nur noch ankreuzen, wann es bei ihnen zeitlich passt. Ruck zuck hat man eine Übersicht, wer wann kann und an welchem Termin es die meisten Übereinstimmungen gibt.
Due ist eine iPhone-App, die ein häufiges Problem löst: Ich muss daran denken, etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun, und ich muss daran erinnert werden. So hilft Due: Ich muss z.B. daran erinnert werden, eine E-Mail an jemanden zu schreiben, aber ich kann es jetzt gerade nicht tun. Mit Due kann ich meinem Smartphone schnell und unkompliziert sagen, dass es mich daran erinnern soll und wann es das tut (z.B. in 30 Minuten). Früher habe ich mir Notizen gemacht oder selbst E-Mails geschickt. Dank Due kann ich das gleiche tun, aber mit mehr Präzision und Due lässt mich nicht in Ruhe, bis ich es erledigt habe. Und mein Kalender bleibt ebenfalls sauber dabei.
Fokus Lock blockiert mögliche Ablenkungen auf deinem iPhone. Unsere Handys können eine ständige Quelle der Ablenkung sein - hier hilft Fokus Lock. Dieses hilfreiche Feature kann bestimmte Anwendungen auf dem iPhone blockieren und lässt dich die Zeit festlegen, ab wann diese wieder genutzt werden können. Du kannst immer noch Anrufe und E-Mails erhalten, aber du erhältst keine Updates von Facebook, Sportergebnisse oder die neuesten Wetternachrichten.
“If this than that” existiert bereits ein paar Jahre und kann mittlerweile auf über 100 Applikationen und Anwendungen zugreifen inkl. Facebook, Evernote, E-Mail-Programme u.v.m.. Das Prinzip ist denkbar einfach. IFTTT kann verschiedene Anwendungen miteinander verknüpfen und Prozesse zwischen diesen Anwendungen automatisieren. Beispiele gefällig: Wenn ein neues Foto auf diesem Instagram Account erscheint, lade es bitte automatisch in diese Dropbox hoch. Wenn ich mein Profilbild in Facebook ändere, ändere es bitte automatisch in meinem X-Profil (ehem. Twitter-Profil). Wenn ich eine E-Mail in Gmail markiere, lege diese bitte automatisch in diesem Evernote Ordner ab, usw. usw. Prinzip verstanden? Viel Spaß damit.
Im zunehmend überfüllten Markt von Mobile Office Apps bringt Quip (Android, iOS) einige interessante Features mit: integrierter Messenger und kollaborative Bearbeitung. In Quip können Nutzer Dokumente, To-do-Listen und Notizen erstellen, importieren und teilen, um diese dann gemeinsam als Gruppe zu bearbeiten. Dazu gibt es eine integrierte Messaging-Seitenleiste, über die man schnell in Kontakt mit den Kollegen kommt und deren Änderungen nachverfolgen kann. Quip kann Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen wie Dropbox, Evernote und Google Drive importieren und Dokumente in PDF- und Office-Formate exportieren.
Turboscan ist eine praktische App, um mit dem Smartphone schnell Dokumente zu scannen und in PDF-Dateien zu konvertieren. Egal ob du Belege, Notizen oder andere Texte scannen musst, mit TurboScan funktionieren der Scan, die Ablage oder das direkte Mailen der Datei schnell und unkompliziert. Dabei können Helligkeit, Ausrichtung, Farbe und Größe der gescannten Objekte angepasst werden.
OK, das konnte ich mir nicht verkneifen, aber wenn man so will ist “Yo”, die neue Hype-App aus den USA durchaus auch ein Produktivitätsverbesserer. Mit “Yo” sendet man einfach nur schnell ein “Yo” an seine Kontakte - nicht mehr und nicht weniger. Das kann dann vom Empfänger frei interpretiert werden als “Hi, wie geht´s?”, “Alles klar bei dir?”, “Wollte nur sagen, dass es mich noch gibt” oder wie auch immer. Auf diese Art und Weise gibt man ein Lebenszeichen von sich, vernachlässigt seine Freunde nicht und spart trotzdem jede Menge Zeit! (Satire!)
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